Fiche de poste

Worker Courrier

Le worker Courrier que nous construisons avec vous lit la boîte administrative, reconnaît chaque pièce, la range au bon dossier et la passe à la bonne personne ou au bon worker. Ce qui ne rentre dans aucune case vous est signalé.

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La carte du worker Courrier, titulaire, avec 318 pièces triées cette semaine et 15 heures de temps rendu.
Exemple, données fictives

Worker CourrierFiche de poste · exemple

Mission

Trier la boîte administrative et router chaque pièce.

Factures, avis d'échéance, relances reçues, courriers d'organismes : tout arrive au même endroit, et rien ne doit y dormir. C'est la porte d'entrée : les autres workers partent de ce qu'il trie.

Ce qu'il fait

  • Il lit la boîte administrative. L'adresse partagée où arrivent factures, avis et courriers, et les courriers papier une fois numérisés.
  • Il reconnaît chaque pièce. Facture fournisseur, avoir, relevé, avis d'échéance, relance reçue, courrier d'un organisme.
  • Il la range au bon dossier. Avec l'émetteur, la date, le montant et l'échéance quand il y en a.
  • Il la passe au bon destinataire. Le worker Contrôle avant paiement pour une facture, la personne ou le worker concerné pour la réponse d'un client, une personne pour le reste.
  • Il signale ce qui ne rentre dans aucune case. Plutôt que de le classer au hasard.

Ce qu'il ne fait jamais

  • Répondre à l'extérieur en votre nom.
  • Supprimer un message ou une pièce.
  • Payer, signer, accepter un devis ou des conditions.
  • Trancher ce qui ne rentre dans aucune case.

Ces interdits sont écrits dans sa fiche de poste. Il ne peut pas les réécrire : seul un humain modifie une fiche de poste, votre équipe ou nous avec votre accord.

Ses règles de décision

SituationCe qu'il fait
Pièce reconnue, destinataire connuIl la range et la route.
Doute sur la nature de la pièce ou sur son destinataireElle attend. Un humain tranche.
Courrier d'une administration, d'un avocat, d'un commissaire de justiceSignalé en priorité, jamais traité seul.
Annonce d'un changement de coordonnées bancairesAlerte immédiate. Rien n'est pris en compte sans vérification humaine.
Pièce reçue en doubleRangée une fois, le doublon signalé.
Le Courrier ne sait pas classer un avis de l'URSSAF et demande s'il va dans Social ou dans Fiscal ; le choix pourra devenir une règle.
Exemple, données fictives

Son parcours d'autonomie

  1. Semaines 1 et 2 Prise de mesures On recense ce qui arrive dans la boîte, qui s'en occupe aujourd'hui, et les règles de routage qui ne sont écrites nulle part.
  2. Semaines 3 et 4 Période d'essai Sur vos vrais dossiers, sans rien envoyer : il propose un classement et un destinataire pour chaque pièce, votre équipe compare avec ce qu'elle a fait.
  3. Semaine 5 Sous validation Il range et route, chaque routage validé en un clic.
  4. Semaine 6 Titularisation Il traite seul les pièces qu'il reconnaît. Le reste remonte.

Son compte rendu hebdomadaire

Compte rendu · Worker Courrierchaque semaine

  • Pièces reçuesPar type : factures, avis, relances, courriers.
  • Pièces routéesPar destinataire, worker ou personne.
  • Pièces en attenteCelles qui attendent une décision, et depuis quand.
  • Pièces non reconnuesPour décider si elles méritent une règle.
  • Signalements prioritairesOrganismes, avocats, commissaires de justice, changements de coordonnées bancaires.
La structure du compte rendu. Les chiffres y apparaissent quand le worker tourne chez vous.

Ses engagements

  • Chaque pièce a un destinataire ou un signalement.
  • Rien n'est supprimé.
  • Délai de prise en charge mesuré par nous, avant son arrivée et après.

Avec qui il travaille

Le point d'entrée des autres

  • Agent vers agent

    Le worker Contrôle avant paiement

    Il passe au worker Contrôle avant paiement les factures reçues, rangées, avec leur échéance.

  • Agent vers agent

    La personne ou le worker concerné

    Il passe à la personne ou au worker concerné les réponses de vos clients : contestations, promesses, avis de paiement.

  • Agent vers humain

    Vos équipes

    Elles reçoivent ce qui leur revient, et tranchent ce qu'il n'a pas su classer.

Ce qu'il vous évite

  • La facture qui dort dans une boîte que personne ne lit.
  • L'avis d'échéance qu'on découvre avec la pénalité.
  • La pièce qu'on cherche trois semaines plus tard.

Pour la pièce déjà reçue, la recherche d'Anthelixa lit dès aujourd'hui le contenu des pièces jointes : retrouver une pièce.

Pour l'installer

Sa fiche de poste s'écrit chez vous

L'audit recense ce qui arrive dans votre boîte et écrit les règles de routage. La fiche sert ensuite de spécification au worker, et elle reste à vous.

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Les autres exemples

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