Fiche de poste · exemple
Worker Contrôle avant paiement
Avant qu'une facture ne parte au paiement, le worker que nous construisons avec vous vérifie trois choses : le fournisseur est-il connu, ses coordonnées bancaires ont-elles changé, la facture a-t-elle déjà été payée ? Le paiement, lui, reste chez vous.
Un nouveau RIB, du mail au journal.
Ce que ferait le worker, message après message, le jour où un fournisseur annonce de nouvelles coordonnées bancaires. Il ne paie jamais : le paiement reste chez vous.
Sorel EmballagesDossier fournisseur
Maquette du worker que nous construisons avec vous
Exemple, données fictives
Worker Contrôle avant paiementFiche de poste · exemple
Mission
Que rien ne parte au paiement sans avoir été contrôlé.
Ils rendent le paiement facile, nous le rendons sûr. Un nouveau fournisseur, un changement de RIB ou un doublon passe dans la masse : le worker le voit avant le paiement, et il le prouve, pièce à l'appui.
Ce qu'il fait
- Il repère chaque nouveau fournisseur dès sa première facture, et le signale avec ses pièces, pour qu'un humain vérifie sa création avant tout paiement.
- Il compare les coordonnées bancaires. Celles de la facture avec celles déjà connues pour ce fournisseur. Au moindre changement, la facture est retenue.
- Il retient les doublons. Même fournisseur, même montant, même référence : il le voit avant le paiement, et joint les deux pièces.
- Il rapproche la facture de sa commande. Et du bon de livraison quand il existe. Un écart, et la facture attend.
- Il date chaque contrôle. Chaque vérification, chaque alerte et chaque décision sont inscrites au journal, avec la pièce qui les justifie.
Ce qu'il ne fait jamais
- Payer. Il lit vos comptes bancaires, il n'y touche jamais : le paiement reste chez vous.
- Modifier des coordonnées bancaires.
- Créer un fournisseur à votre place.
- Lever seul une suspension de paiement.
Ces interdits sont écrits dans sa fiche de poste. Il ne peut pas les réécrire : seul un humain modifie une fiche de poste, votre équipe ou nous avec votre accord.
Ses règles de décision
| Situation | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Facture conforme à sa commande, fournisseur connu, coordonnées inchangées | Il la marque contrôlée. Le paiement suit votre circuit habituel. |
| Nouveau fournisseur | Il le signale avant le premier paiement, avec ses pièces : un humain vérifie sa création. |
| Coordonnées bancaires différentes de celles connues | La facture est retenue et une alerte part aussitôt, avec la pièce qui le montre. Elle est libérée après vérification auprès du fournisseur, à un numéro déjà connu. |
| Doublon probable | La facture est retenue. Les deux pièces sont jointes, un humain décide. |
| Écart avec la commande | La facture attend. L'écart est signalé avec les deux pièces. |
Son parcours d'autonomie
- Semaines 1 et 2 Prise de mesures On liste vos fournisseurs, leurs coordonnées connues, vos seuils et votre circuit de validation.
- Semaines 3 et 4 Période d'essai Sur vos vrais dossiers, sans rien envoyer : il signale ce qu'il aurait retenu, votre équipe compare avec ce qu'elle a vu.
- Semaine 5 Sous validation Chaque alerte et chaque facture retenue sont confirmées en un clic.
- Semaine 6 Titularisation Il contrôle seul les cas standards. Le reste remonte, pièces jointes.
Son compte rendu hebdomadaire
Compte rendu · Worker Contrôle avant paiementchaque semaine
- Factures contrôléesPar fournisseur, avec leur résultat.
- Nouveaux fournisseurs signalésEt où en est leur vérification.
- Changements de coordonnées bancairesLes factures retenues, et leur libération.
- Doublons retenusAvec les deux pièces qui les montrent.
Ses engagements
- Aucun paiement préparé sans contrôle des coordonnées bancaires.
- Tout changement de RIB retient la facture et déclenche une alerte.
- Chaque contrôle est daté, avec la pièce qui le justifie.
Avec qui il travaille
Entre la facture et la banque
-
Le worker Courrier
Il reçoit du Courrier les factures, déjà rangées au dossier du fournisseur.
-
Le worker Suivi de chantier
Quand une facture porte sur un chantier, il la lui passe pour qu'elle soit rapprochée de son devis retenu.
-
Qui signe les paiements
Il lui transmet les factures contrôlées, et chaque alerte avec sa pièce. La signature reste la sienne.
Ce qu'il vous évite
- La facture payée deux fois.
- La fraude au faux changement de RIB.
- Le nouveau fournisseur que personne n'a vérifié.
Pour la procédure à suivre dès aujourd'hui, sans worker : changement de RIB d'un fournisseur, la procédure de contrôle d'une PME. Et ce que juge la Cour de cassation : faux RIB, qui paie ?
Pour l'installer
Sa fiche de poste s'écrit chez vous
Le Diagnostic écrit avec vous vos seuils, vos fournisseurs connus et votre circuit de validation. La fiche sert ensuite de spécification au worker, et elle reste à vous.
Les autres exemples
- Courrier
- Contrôle avant paiement
- Suivi de chantier